Este manual describe todo lo que puede hacerse desde el panel PlanFormAi: quién puede hacerlo, dónde está cada cosa y cómo funcionan los flujos completos. Está pensado para el equipo del centro (dirección, coordinación, comerciales, administración y tutores).

Está organizado en cuatro bloques: el asistente IA y los canales (centralita, WhatsApp, correo, campañas y pruebas), la gestión académica y documental (alumnos, cursos, grupos, validación), el Estudio de cursos SCORM, y la administración (configuración y procesos automáticos).

#0. La ayuda dentro del panel (modo aprendizaje)

El panel se explica solo: no hace falta leer este manual para usarlo. La ayuda tiene cuatro piezas.

• Modo aprendizaje (encendido de serie para toda cuenta nueva). Mientras está activo:
  • La primera vez que entras al panel se ofrece el recorrido de bienvenida, que explica cómo está organizado todo. Es el único que arranca solo.
  • En cada pantalla aparece arriba una franja con lo que se hace ahí y un botón Enséñamelo que lanza su recorrido cuando a ti te venga bien. La X de la franja la oculta solo en esa pantalla.
  • Un recorrido oscurece el fondo, señala cada elemento y lo explica en una burbuja con su barra de progreso. Se avanza con Siguiente, se vuelve con Atrás y se sale con Saltar, Escape o pulsando en cualquier otro sitio (también valen las flechas ← →). El panel no se bloquea mientras tanto: puedes seguir pulsando lo que quieras, y ese clic cierra la guía y hace lo que ibas a hacer.
  • Un recorrido que cierras no vuelve a saltar; se repite cuando tú quieras desde el botón Ayuda.
  • Los ajustes de Configuración llevan encima una nota explicando para qué sirven.
  • Se apaga desde el botón Ayuda cuando ya no hace falta; dejan de ofrecerse recorridos y notas, pero todo lo demás sigue disponible.
• Botón "Ayuda" (abajo a la derecha, siempre visible): preguntar una duda, recorrer esta pantalla, leer este manual entero sin salir del panel (con buscador y con el índice navegable), abrir cualquier otro recorrido (los ya vistos salen marcados) y encender/apagar el modo aprendizaje.
• Iconos "?" junto a los títulos de sección: explican esa parte concreta y la señalan en pantalla. Están siempre, con el modo aprendizaje encendido o apagado.
• Asistente de ayuda (chat): se le pregunta en lenguaje normal ("¿cómo respondo yo a un WhatsApp en vez de la IA?") y responde con la explicación y un botón que lleva al sitio exacto y lo señala. Sabe de uso del panel; no consulta datos de alumnos ni del centro.

Quitar la ayuda de en medio (y traerla de vuelta): con Alt+H, desde el botón Ayuda (Ocultar la ayuda) o desde el menú de tu nombre, el panel se queda completamente limpio: sin franja, sin notas, sin iconos "?" y sin botón de ayuda. No se pierde nada — ni los recorridos hechos ni el modo aprendizaje — y se recupera igual: Alt+H o menú de tu nombre → Mostrar la ayuda. Es lo que conviene usar para enseñar el panel a alguien o trabajar sin distracciones un rato; para quitar solo los recorridos automáticos, basta con apagar el modo aprendizaje.

Puesta en marcha: en Configuración (y en el Dashboard mientras quede algo esencial) hay una tarjeta que comprueba contra la configuración real qué falta por ajustar — tu disponibilidad y teléfono, la política del asistente, el número de oficina, el equipo, los documentos, el WhatsApp del centro y los destinatarios de avisos. Cada punto indica cómo está ahora mismo y tiene un botón Configurar que lleva y señala.

Si algún punto no aplica a vuestro centro (por ejemplo, no vais a usar WhatsApp), se quita de la lista con la X y deja de contar.

Cada usuario tiene su propio estado de aprendizaje: lo que uno apague no afecta a sus compañeros.

#1. Acceso: cuentas, roles y permisos

#1.1 Roles y qué puede hacer cada uno

Cada usuario tiene un rol, y cada rol pertenece a uno de dos niveles de capacidad (tier):

Los módulos Validación, Estudio y Simuladores, las pestañas Saliente de los tres canales y la mayor parte de la Configuración son exclusivos de los managers. Un manager puede crear otros managers.

#1.2 Entrar al panel (/login)

Correo + contraseña y botón Entrar. El enlace "¿La has olvidado?" envía un email de restablecimiento (el mensaje es siempre neutro: no revela si el correo existe). Tras entrar, se aterriza en el Dashboard.

#1.3 Altas de usuarios: dos caminos

Las altas las hace un manager desde Configuración → El equipo (ver §15.4):

• Invitar por email: genera un enlace de registro de un solo uso (/registro?email=…&token=…). El invitado abre el enlace, pone su nombre y elige su propia contraseña (mínimo 8 caracteres) y entra directamente. Sin token válido, la página de registro no funciona.
• Crear con acceso directo: el manager crea la cuenta con una contraseña temporal que se muestra una sola vez. En el primer acceso, el sistema obliga a cambiarla (desvía a /cuenta y no deja usar el panel hasta hacerlo).

#1.4 Mi cuenta (/cuenta)

Cambio de contraseña (voluntario o forzado): contraseña actual/temporal, nueva (mín. 8) y repetición. Validaciones con mensajes claros ("La contraseña actual no es correcta", etc.).

#2. Navegación general

• Barra lateral: logo del producto, tarjeta con el nombre/logo del centro y el menú: Dashboard · Centralita · WhatsApp · Correo · Recados · Agenda · Alumnos · Cursos · Grupos · Empresas · Validación · Estudio · Simuladores · Consumo · Configuración (los marcados en negrita, solo managers). Junto a Recados aparece el número de anotaciones por atender (§16.3).
• Validación no es solo de dirección: la ven también las comerciales, Administración y Atención al alumno, que son quienes persiguen la documentación.
• Quién ve qué alumnos: dirección y coordinación, todo el centro; Administración, Atención al alumno y tutores, también todo (no tienen cartera propia); las comerciales ven sus alumnos, los que el ERP les tiene asignados. Ese alcance lo aplica el servidor, no el menú — y para que funcione, la cuenta de la comercial debe tener puesto su DNI de comercial (el mismo con el que el ERP la identifica); sin él no se puede filtrar y ve todo.
• Al pie: menú de usuario (nombre + rol) y conmutador de tema claro/oscuro. El panel arranca en claro; quien prefiera el oscuro lo cambia ahí y su navegador lo recuerda (es una preferencia del equipo desde el que se entra, no de la cuenta).
• Banner rojo de "modo pruebas": si el centro tiene activo el staging del equipo (§8.2), una franja permanente lo recuerda en todo el panel; un manager puede desactivarlo desde el propio banner.
• Banner amarillo de "modo verano": si el centro está cerrado por vacaciones (§16), una franja lo recuerda con la fecha de vuelta y un acceso a los recados pendientes.
• Todas las acciones confirman con un aviso (toast) en pantalla: "Segmento guardado.", "IA pausada — tienes el control.", etc.

#3. Dashboard

Visión general de la actividad. El subtítulo indica el alcance: "todo el centro" (manager) o "tu actividad" (member).

Cupo del contrato (solo manager): tres medidores con lo que el contrato incluye este mes — documentos procesados, minutos de centralita y conversaciones de WhatsApp — y lo que llevas gastado. Verde mientras hay margen, ámbar a partir del 80 % y rojo al agotarse; agotar el cupo no corta nada, el exceso se factura aparte. "Ver detalle" lleva a Consumo.

KPIs académicos (datos del ERP): Alumnos · Matrículas · Cursos en catálogo · Matrículas con docs pendientes (cuanto más bajo, mejor).

KPIs de canales IA (con variación % respecto al mes anterior): Llamadas · WhatsApps gestionados · Correos gestionados · Transferencias a humano · Escaladas.

Gráficos: "Actividad por canal" (últimos 6 meses, barras WhatsApp/Llamadas/Email) y "Consultas por día" (últimos 30 días).

Últimas escaladas a equipo humano: tabla con fecha, canal, asunto, persona asignada y estado — Pendiente (amarillo), En conversación (azul), Resuelto (verde).

#Bloque I — El asistente IA y los canales

#4. Centralita (telefonía)

Pestañas Entrante y Saliente.

⚠️ Qué sabe hoy el asistente cuando habla POR TELÉFONO. La centralita funciona —atiende, informa, pasa llamadas, toma recados y agenda—, pero el asistente de voz que está en marcha todavía no consulta la ficha del alumno: no ve sus matrículas, ni las fechas de su grupo, ni qué documentación le falta. Tampoco recibe la lista de cursos programados, ni el equipo y su disponibilidad de hoy, ni las tres novedades de conversación del §9.1 (confirmar la identidad antes de hablar del expediente, y preguntar por el canal preferido). Por WhatsApp y por correo sí lo hace todo: el cuadro canal por canal está en el §9.2. Es una pieza que corre en el servidor de voz, fuera del panel, y está pendiente de actualizarse; hasta entonces, para una consulta que dependa del expediente conviene pasar la llamada a una persona. Este manual lo dirá en cuanto deje de ser cierto.

#4.1 Botón de pánico: "Desviar a oficina" (solo manager)

En la cabecera. Al activarlo, todas las llamadas entrantes van directas al número de oficina, sin pasar por el asistente ni el equipo. Útil cuando nadie puede atender. Se desactiva desde el mismo botón ("Quitar desvío a oficina"). Mientras está activo, la pestaña Entrante muestra el aviso correspondiente.

#4.2 Pestaña Entrante

KPIs: Llamadas · Transferencias · Recados · Llamadas simultáneas (en curso / capacidad del plan; se pone ámbar al 66 % y rojo al saturar) · Duración media.

Panel "Llamada en curso" (supervisión en vivo):

• Muestra número, resumen en tiempo real, sentimiento (Tono positivo / Requiere atención / Tensión), estado (Sonando → En vivo → Transfiriendo → Conectada → Finalizada) y la transcripción en directo.
• Escuchar: audio en vivo de la llamada (solo llamadas reales).
• Susurrar: enviar una instrucción al asistente en mitad de la llamada, con tres modos — Decir (lo transmite en cuanto termine la frase que esté diciendo; nunca le corta a mitad), Dato (información silenciosa que usará cuando toque), Conducta (ajusta su actitud el resto de la llamada). En los tres casos la indicación se queda en su contexto: aunque en ese momento no venga a cuento, la tendrá en cuenta el resto de la llamada. Se ve si cada susurro se aplicó.
• Pásame la llamada: el asistente avisa al llamante y te marca a tu teléfono para conectaros (takeover).

Panel "Transferencia inteligente": muestra en directo el proceso autónomo de pase: el asistente elige al miembro del equipo adecuado, le llama, le pregunta si puede atender y conecta; si nadie puede, toma recado o agenda una devolución.

Últimas llamadas: tabla con fecha, teléfono, alumno, duración, quién atendió (nombre del comercial o badge IA) y botón Ver → detalle con transcripción completa, resumen, datos extraídos (tipo de consulta, urgencia, email) y avisos como "Pidió humano" o "Pidió callback".

Este bloque es el mismo en las dos pestañas, y arriba a la derecha tiene un filtro Todas · Entrantes · Salientes con el número de cada una. En Entrante abre por las entrantes; en Saliente, por las que ha hecho el asistente — pero desde cualquiera de las dos se puede ver el otro sentido o todo junto. Al elegir Todas aparece una columna Sentido que dice de cada llamada si entró o salió.

Próximas citas del asistente: citas agendadas automáticamente por el asistente durante las llamadas.

Comportamiento del asistente (tarjeta resumen, solo manager): modo de pase, destino principal, recados, tono, oficina y tope. Botón Configurar lleva a Configuración → Asistente (§15.2).

#4.3 Pestaña Saliente (solo manager)

Aquí no se atiende: se llama. La pantalla tiene cuatro bloques, en el orden en que se usan.

1. Llamadas del asistente en curso. Mientras el asistente está hablando con alguien, la llamada sale aquí con su transcripción en directo, y con los mismos controles que en Entrante: Escuchar, Susurrar (Decir / Dato / Conducta) y Pásame la llamada. Si hay varias, se listan arriba para elegir cuál supervisar.

2. Que el asistente llame a un alumno. Es el caso normal y también la forma de probarlo:

1. Busca al alumno por nombre, DNI o teléfono y selecciónalo (si no tiene teléfono en el ERP, el panel lo avisa y no deja llamar).
2. Escribe para qué le llama (el motivo) y, si quieres, instrucciones más concretas: qué debe conseguir, qué puede ofrecer, qué no debe prometer.
3. El aviso sobre el botón dice qué va a pasar — ensayo, número de pruebas o llamada real — y el botón cambia en consecuencia. En llamada real se pide confirmación con el nombre y el número.

El asistente marca y habla con la persona. Ojo, mientras el servidor de voz no se actualice (ver el aviso del principio del §4): la llamada sale, se puede escuchar y supervisar, pero el asistente no recibe todavía el motivo ni la ficha del alumno, así que atiende como si le hubieran llamado ellos. Para llamadas que dependan del expediente, hoy es mejor hacerlas a mano o usar WhatsApp.

3. Llamar a varios alumnos (campaña). Plegado, porque es la excepción. Sirve para avisar a un grupo entero o a quienes tienen documentación pendiente, eligiendo la audiencia con filtros (§7.2).

4. Últimas llamadas. El mismo historial que en Entrante, abierto por las salientes. De cada llamada del asistente dice a qué alumno se llamó (nombre y DNI del ERP, no el que el asistente entendió por teléfono), a qué número, con qué encargo, de qué envío venía si era una campaña, y si contestó o no. Cuando la llamada se hizo en modo pruebas, se indica el número al que se marcó realmente. Esto importa sobre todo en campañas: sin ello, una llamada de un envío a varios alumnos sería solo un número suelto en la lista.

Límites que protegen la centralita, y que no se pueden saltar desde el panel:

• Nunca más de 5 llamadas a la vez (contando las que entran). Si está lleno, el resto espera a la siguiente tanda.
• Como mucho 10 llamadas por tanda, con una pausa entre ellas.
• Una campaña de voz no admite audiencias enormes: por encima de 200 alumnos el sistema se niega a crearla y pide afinar el filtro. Para eso está WhatsApp o el correo.

#5. WhatsApp

Pestañas Entrante y Saliente.

#5.1 Bandeja de conversaciones (Entrante)

Tres columnas:

1. Conversaciones: buscador y lista con el estado de cada una — IA activa (verde, el asistente responde solo), Control humano (ámbar, lo lleva una persona), Escalado (rojo).
2. Hilo: mensajes del alumno, de la IA y de los agentes humanos (identificados por nombre). Se ven adjuntos e imágenes.
3. Control humano:
   • Pausar IA y responder: detiene al asistente en esa conversación y habilita la caja de respuesta (con clip para adjuntar archivos; Enter envía). Para devolvérsela: Reactivar IA.
   • Si hubo escalado, se muestra el motivo.
   • Respuestas sugeridas: tres plantillas rápidas de cortesía (solo con la IA pausada).

El envío de lo que escribe el humano lo realiza el conector de WhatsApp del centro; el mensaje queda en el hilo y sale en segundos.

En este canal el asistente trabaja con todo el contexto: la ficha del alumno, los cursos programados y el equipo real. Por eso aquí se nota lo del §9.1 — pide nombre y un dato de contraste antes de hablar del expediente de alguien (no para lo público), y pregunta por qué canal quiere recibir lo que se le vaya a mandar.

#5.2 Pestaña Saliente (solo manager)

Campañas de WhatsApp con plantillas y audiencias — ver §7.

Vienen once plantillas de serie (todas editables, y se pueden crear más), agrupadas por para qué sirven:

• Documentación: Documentación pendiente · Documentos recibidos · Documento a reenviar · Renovar demanda de empleo.
• Bienvenida: Bienvenida al curso · Acceso al campus (avisa de que ya puede entrar; las credenciales no se mandan por WhatsApp).
• Recordatorios: Recordatorio de inicio · Cambio en el grupo.
• Cierre: Cierre de plazo · Encuesta de satisfacción · Diploma disponible.

Todas admiten las variables {nombre} {curso} {grupo} {docs_pendientes}, que se rellenan por destinatario. Si el centro envía por WhatsApp Cloud API, cada plantilla nueva hay que darla de alta también en Meta y esperar su aprobación: si allí no existe, el envío falla.

#5.3 El número de WhatsApp del centro

El WhatsApp del centro es un número oficial de WhatsApp Cloud API (Meta). No se vincula ningún teléfono ni se escanea ningún QR: el número lo gestiona Meta, y en Configuración → El centro → Envíos de WhatsApp a alumnos solo hay que indicar el Número que envía (el «identificador del perfil de teléfono» que aparece en el WhatsApp Manager de Meta).

Qué implica, en la práctica:

• No se cae cuando WhatsApp cambia algo por dentro, al contrario que una vinculación tipo WhatsApp Web.
• Los mensajes que abren conversación van con plantilla aprobada por Meta. Si se crea una plantilla nueva en el panel, hay que darla de alta también en Meta y esperar su aprobación: si allí no existe, ese envío falla y el panel dice por qué.
• Responder dentro de las 24 horas siguientes al mensaje de un alumno no necesita plantilla.

La conexión por QR que existía antes se ha retirado: se apoyaba en un servicio compartido con otros clientes y era un riesgo para todos. Si vuestro centro quedó guardado con esa opción, el panel lo avisa en ámbar y las campañas no salen hasta elegir «WhatsApp Cloud API (Meta)» y guardar.

En los ajustes avanzados hay una opción Simular, que no envía nada: sirve para preparar y revisar campañas sin que salga ni un mensaje.

#6. Correo

Pestañas Entrante y Saliente.

#6.0 Las cuentas de correo: la del centro y la tuya

Hay dos tipos de buzón, con papeles distintos, y los conecta cada uno desde el propio panel (se abre la ventana de Google, se acepta y ya está: no hay que pedirle nada al proveedor).

1. El buzón del CENTRO — uno por academia, lo conecta el responsable en Configuración → Cuentas de correo. Es el que recibe:

• Todo lo que llegue ahí lo procesa el asistente (cada minuto): lo clasifica, valida los documentos adjuntos y prepara la respuesta.
• Para que vea el correo que llega a otras direcciones del centro (info@, formacion@…), basta con reenviarlo a esa cuenta desde Gmail.
• Es también el remitente de respaldo: lo que no pueda salir de una cuenta personal, sale de aquí.
• Si no hay ninguno conectado, la bandeja lo avisa en rojo: no entra correo.

2. Tu buzón PERSONAL — lo conecta cada comercial desde Correo → «Mi cuenta». Solo envía, y es lo que pidió el centro: que las respuestas a tus alumnos salgan de tu dirección, de modo que cuando el alumno conteste, te conteste a ti y no a un genérico.

• Al conectarlo se pide tu DNI de comercial, el mismo con el que te identifica el ERP. Es lo que enlaza «los alumnos de Ana» con «la cuenta de Ana»: sin él, el sistema intenta adivinarlo por el nombre y, si no está seguro, manda el correo desde el buzón del centro (nunca se inventa un remitente).
• Mientras no conectes el tuyo, tus respuestas salen del buzón del centro y el panel te lo recuerda con un aviso discreto en la bandeja.

En ambos casos se ve el buzón conectado, cuándo se revisó por última vez y un botón para desconectarlo. Si Google deja de aceptar la autorización (pasa si la aplicación está en modo de pruebas), la cuenta aparece como desconectada y hay que volver a conectarla.

"Enviar como": si el centro quiere que sus correos salgan con otra dirección (por ejemplo formacion@), se indica en Configuración → Cuentas de correo, y esa dirección tiene que estar dada de alta como «Enviar como» dentro de Gmail.

#6.1 Bandeja de correo (Entrante)

Lista de hilos con buscador; cada hilo indica "Borrador" (hay una respuesta preparada, pendiente de enviar) o "Escalado" (el asistente pide que lo mire una persona). Arriba: contador de borradores pendientes, botón para sincronizar el buzón a mano y "Enviar los N pendientes".

Dentro de un hilo, cada correo del alumno muestra sus adjuntos con el veredicto de la validación documental (validado ✅ / rechazado ⚠️ / no identificado). Y el borrador de respuesta se puede:

• Editar directamente en el cuadro de texto y Guardar cambios.
• Enviar (pide confirmación; sale de la cuenta del centro, dentro del mismo hilo del alumno).
• Rehacer: la IA lo vuelve a redactar desde cero.
• Pedir un cambio con tus palabras: escribe "más breve", "dile que la factura va a la empresa", "añade el horario del grupo" y pulsa Aplicar cambio.
• Descartar, si no procede responder.

Ningún correo sale solo: siempre hay una persona que pulsa Enviar (salvo que se active el auto-envío diario en Configuración, que por defecto está apagado — §15.5).

Los correos salen de la cuenta de la comercial dueña del alumno si la tiene conectada (§6.0); si no, del buzón del centro.

#6.1.b De dónde salen los borradores

Cuando llega un correo, el asistente lo lee con la ficha real del alumno delante (sus cursos, grupo, fechas, documentos pendientes) y redacta la respuesta con las mismas reglas FUNDAE del §9. Si el remitente no está identificado como alumno, o el asunto es delicado, redacta igualmente pero marca el hilo como escalado y explica por qué, en vez de inventarse datos.

Aquí también se aplica lo del §9.1: que el correo venga de una dirección que figura en una ficha no acredita quién escribe, así que si el borrador tuviera que entrar en el expediente y la identidad no está confirmada, pide los datos en vez de soltarlos. Como el correo lo revisa siempre una persona antes de salir (§6.1), se puede ajustar en ese momento si el remitente es de confianza conocida.

#6.2 El onboarding documental por correo (flujo autónomo)

Es una de las piezas centrales del sistema:

1. Cuando una matrícula tiene documentos FUNDAE pendientes, el sistema redacta un correo al alumno pidiendo exactamente lo que falta (asunto: "Documentación pendiente para tu matrícula — {curso}"). Se puede revisar, retocar y enviar en el momento desde Validación, o dejarlo en la bandeja para enviarlo luego.
2. El alumno responde con adjuntos. El sistema lo identifica por su email, y valida cada adjunto con IA contra los documentos que le faltan (tipo correcto, legibilidad, vigencia, extracción de datos).
3. Los documentos válidos marcan el flag en la matrícula automáticamente.
4. Si aún falta algo, re-solicita por correo. El bucle continúa hasta completar.
5. Cada validación o rechazo genera un aviso interno (y a Discord si está conectado).

Este mismo motor puede lanzarse a mano desde Validación (botón "Solicitar pendientes por email", §13).

#6.3 Pestaña Saliente (solo manager)

Campañas de correo con asunto + plantilla/cuerpo y audiencias — ver §7.

#7. Comunicaciones salientes (campañas)

El mismo compositor sirve para Llamadas, WhatsApp y Correo, en la pestaña Saliente de cada canal. Solo managers. Tiene tres bloques.

Antes de crear nada, mira el aviso que hay sobre el botón: dice exactamente qué pasará al ejecutarlo, y el botón cambia con él. Hay tres situaciones posibles:

Aviso	Botón	Qué ocurre
Simulación / Ensayo del guion	Crear y simular… / Crear y ensayar el guion	No sale nada. Se registra qué se enviaría y a quién. En llamadas, el asistente escribe la conversación que mantendría, con los datos reales del alumno.
Modo pruebas (ámbar)	Crear y enviar a pruebas	Sale de verdad, pero todo va a tu buzón/teléfono de pruebas, con el destinatario real marcado en el propio mensaje. Ningún alumno recibe nada.
Envío REAL (rojo)	Crear y ENVIAR / Crear y LLAMAR	Va a los alumnos. Se pide confirmación con el número de destinatarios antes de ejecutar.

#7.1 Nuevo envío

• Título interno del envío.
• Según canal: motivo + instrucciones (llamada), asunto (correo), plantilla o mensaje libre (WhatsApp/correo) con variables {nombre} {curso} {grupo} {docs_pendientes} que se rellenan por destinatario.

#7.2 Audiencia

Se puede combinar:

• Filtro académico: acción formativa, grupo, estado de matrícula (Activa / Abandono / Reserva / Desestimada), solo con documentación pendiente.
• Filtros de cupo/colectivo (para casar los colectivos de las subvenciones): sexo, tamaño de municipio (<5.000 / 5.000–20.000 / >20.000), municipio concreto (p. ej. Íscar), situación laboral (ocupados / desempleados / empleados públicos), sector profesional, menores de 45.
• DNIs manuales (lista separada por comas).
• Segmentos guardados: cualquier filtro puede guardarse con nombre y reutilizarse.

Previsualizar muestra cuántos destinatarios resultan y una muestra de nombres.

#7.3 Trabajos y tandas

Cada campaña creada es un trabajo con estado: draft (borrador) → Ejecutar → simulated / queued / done / failed.

• Si el canal está conectado, el sistema funciona de verdad. No hay ningún interruptor de «enviar de verdad»: lo único que separa una prueba de la realidad es el Modo pruebas (Simuladores). Encendido, todo se desvía a tus datos de prueba y ningún alumno recibe nada; apagado, todo sale a los alumnos.
• Qué necesita cada canal para funcionar: WhatsApp, el número conectado (§5.3); las llamadas, la línea del centro; el correo, la cuenta de Gmail conectada (§6.0). Si a un canal le falta lo suyo, ese canal —y solo ese— se simula, y el panel dice exactamente qué falta.
• WhatsApp sale con protecciones anti-baneo: tope de mensajes por tanda y pausa entre envíos. Si la audiencia supera el tope, el resto queda "pendiente de otra tanda" y el botón cambia a "Enviar siguiente tanda".
• El libro de registro de tandas garantiza que re-ejecutar nunca repite un envío a quien ya lo recibió: siempre continúa con los pendientes (los fallidos sí se reintentan).
• Cada tanda real genera un aviso interno (Discord si está configurado).
• En correo, cuando se active el envío de campañas, cada envío quedará además en la bandeja del hilo del alumno, para que su respuesta (y sus adjuntos) entre por la misma conversación.
• En llamadas, el asistente marca de una en una, con pausa entre ellas y un tope por tanda (una llamada ocupa una línea del centro). Mientras suenan, aparecen en Centralita → Entrante → Llamadas en curso, donde se pueden escuchar, susurrar al asistente o pedir que te pase la llamada, igual que con las entrantes. Si el envío está en simulación, en su lugar se muestra el guion de ensayo (no se ha llamado a nadie).

#8. Simuladores y modo pruebas

Solo managers. Para probar los tres canales con datos reales sin molestar a nadie.

#8.1 Swaps de prueba (entrada)

Mapean un teléfono/email tuyo a un alumno real (por DNI): cuando escribas o llames desde ese número de prueba, el asistente resolverá los datos reales del alumno, sin tocar su contacto verdadero. Se crean y borran desde la primera tarjeta.

#8.2 Modo pruebas del equipo (staging de salida)

Redirige a tus datos de prueba todo lo que saldría del sistema, tanto hacia el equipo como hacia los alumnos:

• las derivaciones de llamadas suenan en tu teléfono y los avisos del equipo van a tus cuentas;
• las campañas de WhatsApp, los correos a alumnos y las llamadas salientes van a tu WhatsApp / correo / teléfono de pruebas, con el destinatario real indicado en el propio mensaje;
• no se escribe nada en el CRM: las altas dejan de enviarse mientras dura la prueba, y las que se recojan durante ella quedan marcadas «De pruebas» y no se enviarán nunca, tampoco al apagar el modo (§13.d).

Mientras está activo, ni comerciales ni alumnos reciben nada y un banner rojo lo recuerda en todo el panel. Al desactivar, se restauran los datos reales automáticamente.

#8.3 Simular entrante

Introduce un teléfono o un email y verás exactamente qué alumno y qué contexto resolvería el asistente si le llegara un mensaje o una llamada desde ahí. Es la forma rápida de comprobar que un alumno "se reconoce" antes de una campaña.

#8.4 ¿Y los envíos de prueba?

Los envíos se crean siempre en su canal (pestaña Saliente de Centralita, WhatsApp o Correo), no aquí: cada compositor ya avisa de si va a simular, a mandar al buzón de pruebas o a salir de verdad (§7). Desde esta pantalla hay accesos directos a los tres.

#9. Cómo se comporta el asistente (reglas FUNDAE)

Estas reglas están integradas en el asistente y explican su comportamiento en llamadas, WhatsApp y correo:

• Nunca confirma una inscripción: como mucho, "quedas preinscrito, a falta de verificar la documentación". La inscripción real la cierra el equipo.
• Solo ofrece cursos con convocatoria vigente; para el resto explica las tres vías (subvencionada, bonificada, privada).
• La situación laboral y el empadronamiento se acreditan con documento, nunca de palabra.
• Domina las casuísticas: fijo discontinuo y ERTE = ocupados; empleado público con cupo; "limbo", excedencia, incapacidad, jubilación o baja+despido = no elegibles.
• Registra siempre el motivo de un rechazo o abandono.
• Conoce los datos públicos del centro, la FAQ (p. ej. formación privada a 3,50 €/h), guías paso a paso (vida laboral por SMS, volante de empadronamiento, autónomos) y las reglas de derivación por departamento.
• Conoce al equipo y su disponibilidad de hoy, y el cierre del centro con sus fechas reales — se construye de lo configurado en el panel, no de un texto fijo.

#9.1 Tres cosas que se notan en la conversación (nuevas)

Estas tres cambian lo que el alumno oye o lee, así que conviene conocerlas antes de que las cuente un alumno.

1 · Solo ofrece cursos con grupo programado, y son los de los próximos 90 días. La oferta que maneja no es el catálogo ni la web: son los grupos con fecha de inicio dentro de los próximos 90 días, leídos del ERP del centro. Más allá de ese horizonte no ofrece nada, porque ni el propio centro sabe todavía si ese grupo saldrá.

• Si en ese plazo no hay ningún grupo programado, lo dice tal cual —"ahora mismo no hay convocatoria abierta"—, ofrece las vías bonificada o privada y toma los datos del interesado para avisarle cuando salga la próxima programación. No se inventa cursos ni tira del catálogo histórico.
• Si la programación no se puede consultar en ese momento, no dice que no hay nada (que sería mentira): explica las vías en general y ofrece que llame una persona con la programación al día.
• Cuando hay muchos grupos, maneja los 25 que empiezan antes y avisa de que hay más.

2 · Confirma la identidad antes de hablar del expediente de una persona. Que la llamada entre desde un teléfono que figura en una ficha no demuestra quién está al otro lado: puede ser el móvil de la empresa, el fijo de casa, un número reasignado o un familiar que llama "de parte de". Antes de dar cualquier dato del expediente —DNI, dirección, empresa, situación laboral, su curso, sus fechas o qué documentación le falta— el asistente:

1. Pide nombre y apellidos y comprueba que coinciden con la ficha.
2. Pide un dato de contraste (su DNI completo o su fecha de nacimiento) y comprueba que cuadra. Nunca lo dicta ni lo insinúa ("¿su DNI acaba en 7?"): lo dice la persona y él solo confirma.
3. Si no cuadra, o si quien llama dice hacerlo de parte de otro, no da datos del expediente: informa en general y toma nota para que el equipo llame al alumno a su teléfono.

Dos matices que evitan que esto se vuelva incómodo: para lo público no pregunta nada (qué cursos hay, horarios, cómo funciona la formación subvencionada, qué documentos se piden en general se responden con naturalidad), y la comprobación se hace una vez por conversación, no en cada mensaje. Si la ficha se localizó porque la persona facilitó su DNI, la identidad ya se da por confirmada.

3 · Pregunta por qué canal quiere recibir la documentación. Cuando va a mandar algo —los anexos para firmar, información de un curso, el acceso a la plataforma— pregunta: "¿te lo mando por WhatsApp o por correo?". Si el canal preferido de esa persona ya consta, lo respeta y no vuelve a preguntar (como mucho lo confirma), y si lo dice en la conversación queda anotado con el número o el correo al que quiere que se le escriba.

#9.2 Qué recibe cada canal (hoy NO es lo mismo en los tres)

El asistente de voz que está en marcha en el servidor de telefonía está pendiente de actualizarse (ver el aviso del §4), y hasta que se actualice todo lo del §9.1 llega solo a WhatsApp y a correo:

Lo que sí funciona por teléfono aunque el servidor de voz no se haya actualizado: atender, informar de lo público, pasar llamadas, tomar recados, agendar y dejar de pasar llamadas durante un cierre (eso lo aplica la centralita, no el texto del asistente). Lo que no: cualquier cosa que dependa del expediente. Este manual lo dirá en cuanto deje de ser cierto.

La política de pase de llamadas, los cierres programados, el failover y los avisos se ajustan en Configuración → El asistente telefónico (§15.2). El cierre por vacaciones se configura en Cuando el centro cierra (§16) con las fechas que decida el centro: el asistente no lleva ninguna fecha escrita a fuego.

#9.b El avatar de la web (Clara)

Clara es el asistente atendiendo en la web, con cara y por voz. No es otro producto ni otro conocimiento: es el mismo asistente que el del teléfono, con los mismos datos delante (los cursos con grupo programado, el equipo y su disponibilidad de hoy, el cierre del centro y la ficha del alumno) y las mismas reglas FUNDAE del §9. Lo único que cambia es el canal.

Dónde está: en https://planform.revirai.com/clara. Se abre sin cuenta y sin instalar nada — es la dirección que se le da al alumno.

#9.b.1 Qué hace y qué no

• Informa y orienta: qué formación encaja, requisitos, documentación, las tres vías (subvencionada, bonificada, privada) y las guías de siempre (vida laboral por SMS, volante de empadronamiento, autónomos).
• Reconoce al alumno: en cuanto le da su teléfono, su DNI o su email, le busca en el centro y le atiende con su expediente delante (su grupo, sus fechas, lo que le falta por entregar), sin recitárselo de golpe.
• Recoge el contacto y concreta la siguiente acción: nunca se despide con un "gracias" a secas — que le llamen, que le escriban o que se pase por el centro, y dice quién va a ocuparse (captación, tutorías, contabilidad).
• No pasa llamadas: en la web recoge y deriva. Tampoco confirma una plaza ni una cita: eso lo confirma una persona.
• No inventa: si no lo sabe, lo dice y ofrece que el equipo lo confirme. Y si el centro está cerrado (§16) lo cuenta con naturalidad, toma los datos igual y explica cuándo se le contestará.

Dos cosas son propias de la web y conviene conocerlas, porque en el teléfono no pasan:

1. No sabemos quién está al otro lado: aquí no hay número que identifique a nadie. Por eso Clara pide el nombre y un teléfono o email pronto, en cuanto responde a la primera pregunta, y lo pide una sola vez: si no se lo dan, sigue atendiendo con normalidad y lo reintenta cuando la persona muestra interés en un curso concreto.
2. Los datos delicados los pide por escrito: teléfono, DNI, email y nombre completo tienen que llegar escritos en el chat, porque dictados por voz se transcriben mal. Y nunca repite en voz alta un dato completo: confirma en parte ("he recibido el teléfono terminado en 42").

#9.b.2 Cómo se le lleva gente: el enlace y el QR

En Configuración → El avatar de la web (solo manager) está todo lo que hace falta para difundirlo:

• La dirección, con botón de copiar y de abrir. Se pega en la web del centro, en un correo o en la firma.
• Un código QR descargable (PNG en alta resolución, listo para imprimir) que lleva a esa misma dirección: sirve para un cartel en recepción o para el folleto de un curso.

#9.b.3 Lo que dice y lo que sabe (y lo que no se toca)

En esa misma pantalla hay un recuadro con las instrucciones de Clara, editables por el responsable del centro: su tono, los datos del centro que puede dar, las respuestas a lo que más preguntan, cómo pide el contacto y cómo cierra la conversación. Se guarda y lo usa desde la conversación siguiente.

Hay cuatro cosas que no dependen de ese texto y que Clara respeta siempre:

• Las reglas FUNDAE (§9): nunca dirá que alguien está inscrito ni prometerá una plaza. Viven en un solo sitio, compartidas con el teléfono, para que no puedan contradecirse.
• La programación de cursos: solo ofrece los que de verdad tienen grupo abierto (§9.1), leídos del ERP.
• El cierre del centro (§16), con sus fechas reales.
• Las frases que tiene grabadas en vídeo. Van con los clips del avatar; cambiarlas descuadraría el movimiento de su boca, y eso no se nota hasta oírla hablar.

El botón "Restaurar las de fábrica" devuelve el texto original. Y hay un detalle que conviene saber: si se guarda el texto de fábrica sin cambios, el centro queda apuntado a esa versión de fábrica, así que las mejoras que se le hagan al producto le llegan solas. Un centro que nunca ha tocado este recuadro no está mal configurado: está usando las instrucciones de fábrica, que funcionan. Lo que sí conviene revisar es que los datos del centro que ahí figuran sean los vuestros (dirección, teléfono público, correo de contacto), porque son los que Clara dará a quien se los pregunte.

#Bloque II — Gestión académica y documental

#10. Alumnos

#10.1 Lista y búsqueda

La lista muestra los alumnos recientes; el buscador consulta al servidor sobre toda la base (más de 13.000 alumnos) por nombre, apellidos, DNI, email o teléfono a partir de 2 caracteres.

#10.2 Ficha del alumno

• Ficha: teléfono, móvil, email, dirección completa, nacimiento, nº de Seguridad Social.
• Laboral y estudios: situación laboral (del ERP), puesto, sector, categoría profesional, grupo de cotización, nivel de estudios, discapacidad, empresa (CIF), usuario del campus online y comercial asignada — con su vigencia: "vigente", "caducada (>4 meses sin seguimiento)" o "Perfil general (Planform)".
• Canales: accesos rápidos a WhatsApp / llamada / correo (en gris si falta el dato).
• Matrículas: cada una con curso, grupo, estado (Activa / Abandono / Reserva / Desestimada) y modalidad.
• Estado documental (FUNDAE): chips en verde (recibido) o gris (pendiente) por cada documento requerido.
• Notas del expediente del ERP.

#10.3 Comprobador de elegibilidad (FUNDAE)

Dentro de la ficha. Responde a "¿puede inscribirse este alumno?":

• Entradas: situación laboral (o usar la del ERP), convocatoria (Junta CyL / CyL exclusiva Valladolid / SEPE sectorial / SEPE intersectorial / Bonificada / Privada), matrícula (para la fecha de inicio), fecha de fin de vacaciones si es "despedido de vacaciones", sector si la convocatoria es sectorial, nivel de estudios y si el volante de empadronamiento ya está validado.
• Resultado: Elegible (verde) / No elegible (rojo) / Falta verificar (ámbar), con el motivo, avisos (cupos, requisitos del curso) y la lista de documentos que acreditan la situación.
• El motor aplica las casuísticas reales: fijo discontinuo y ERTE cuentan como ocupados; empleado público elegible con cupo; "limbo", excedencia, incapacidad, jubilación o baja médica+despido no son válidos; el empadronamiento solo se acredita con el volante validado.

#11. Cursos

Catálogo de acciones formativas del centro (solo lectura): buscador + filtros por modalidad. El detalle muestra modalidad, horas, precio ("Bonificable" si es 0 €), estado, y los objetivos, contenidos y requisitos oficiales. Estos cursos sirven además como semilla para generar cursos SCORM en el Estudio (§14).

#12. Grupos

Convocatorias/cohortes del centro: buscador y detalle con fechas de inicio/fin, nº de validados, estado (En curso / Facturado / Pagado), horario (días de la semana + franjas de mañana/tarde), sede/centro/aula, profesor y la lista de alumnos matriculados con su estado.

#13. Validación documental

El centro de control de la documentación FUNDAE. Lo usan dirección, coordinación, las comerciales, Administración y Atención al alumno — quienes persiguen los papeles. Cada persona ve el alcance que le corresponde (§2).

#13.1 Pantalla

• Izquierda: matrículas con buscador; cada una con badge OK (verde) o recibidos/total (ámbar). Las que más documentos deben van primero.
• Derecha: el detalle de la matrícula seleccionada con su lista de documentos requeridos.

#13.2 Validar un documento a mano

Junto a cada documento pendiente hay un botón Subir (PNG/JPEG/WebP/PDF). Al subirlo, la IA:

1. Detecta el tipo de documento.
2. Comprueba legibilidad y vigencia y extrae los campos.
3. Da un veredicto: valido (marca el flag y pasa a "Recibido") o rechazo motivado: tipo_incorrecto, ilegible, caducado, incompleto, incorrecto. El detalle (tipo detectado, motivo, campos extraídos) queda visible bajo el documento.

#13.3 Pedirlo por correo (onboarding autónomo)

Botón "Solicitar pendientes por email": el sistema redacta el correo con la lista exacta de lo que falta. El texto aparece ahí mismo, editable, con un botón "Enviar ahora" (pide confirmación e indica a qué dirección va). Si el alumno no tiene email registrado, lo avisa y el botón queda deshabilitado. El correo queda además en la bandeja de Correo, por si prefieres enviarlo desde allí.

A partir de ese envío arranca el bucle del §6.2: el alumno responde con sus documentos adjuntos y el sistema los valida solo.

#13.4 Qué documentos se piden (por convocatoria)

La lista de documentos requeridos se resuelve por capas: requisitos del grupo → del curso → de la convocatoria → catálogo global. Reglas confirmadas con Planform (alumno ocupado):

Todo esto es configurable desde Configuración → Documentación (§15.3).

#13.b Anexos rellenos y firma con el dedo

Está dentro de la matrícula, en Validación: junto a la lista de documentos aparece el bloque de anexos. Sustituye al circuito de imprimir, rellenar a mano, escanear y perseguir.

Los tres anexos: Anexo III · Ficha de inscripción del participante, Anexo VIII · Declaración responsable del participante y Anexo IX · Declaración de la persona desempleada (este último solo aparece si la persona está desempleada).

Tres acciones, en este orden:

1. Generar — crea el PDF con los datos del alumno ya puestos (los suyos, los del curso y los del grupo). Si falta algún dato obligatorio, el panel dice cuál por su nombre antes de generar nada, en vez de descubrirlo cuando el papel ya está en manos del alumno.
2. Ver — abre el PDF para revisarlo antes de mandárselo a nadie.
3. A firmar — genera un enlace de un solo uso para pegar en su WhatsApp o en un correo. El alumno lo abre en el móvil, ve su documento, firma con el dedo (un garabato, como cuando llega un paquete a casa) y lo devuelve firmado. El enlace caduca a los 7 días y puede anularse en cualquier momento: los mensajes de WhatsApp se reenvían, y si se manda a un número equivocado hay que poder cortarlo sin esperar.

Cuando el alumno firma, el documento firmado queda en su expediente y el anexo pasa a entregado, igual que cualquier otro documento validado.

⚠️ Los impresos de hoy son PROVISIONALES. Todavía no tenemos los modelos oficiales de la Junta ni del SEPE, así que lo que se genera son maquetas propias: llevan un aviso en la primera página y una marca de agua «PROVISIONAL», y el panel las marca como tales. Sirven para lo que de verdad ahorra tiempo hoy —que el alumno reciba el documento con sus datos puestos y lo devuelva firmado en dos minutos—, pero no valen como impreso oficial. En cuanto Plan-form nos pase los tres PDF oficiales se sustituyen sin tocar nada más y desaparece la marca de agua.

#13.c Empresas

Buscador de las empresas del ERP (unas 8.100). La lista arranca con una muestra y, escribiendo dos caracteres, consulta al servidor sobre todas.

De cada empresa: CIF, razón social, contacto (teléfono, email), dirección, sector y su actividad con el centro.

Lo que hace útil esta pantalla es el aviso de posible duplicado: dos CIF distintos con la misma razón social son casi siempre la misma empresa dada de alta dos veces. Sirve para comprobarlo antes de crear la tercera.

#13.d Altas pendientes de meter en el CRM

Bandeja de trabajo con los alumnos y empresas que se han recogido —por teléfono, WhatsApp, correo o a mano— y todavía no están en el CRM.

Desde el 26-08-2026 estas altas van solas al CRM. El panel las envía por su cuenta cada diez minutos: crea el contacto del alumno y le encadena un seguimiento con la empresa y la relación. Los contactos entran identificados como «Asistente IA» en la procedencia, así que en el CRM se puede filtrar y medir en cualquier momento lo que aporta el canal.

La bandeja sigue existiendo, y es a propósito: el CRM es un sistema aparte que puede rechazar un alta (un teléfono repetido, por ejemplo) o estar caído. Lo que se recoge se guarda aquí primero, y así el dato no se pierde pase lo que pase al otro lado.

• Nueva alta: alumno (nombre y una vía de contacto como mínimo), empresa si la hay y la relación entre ambos. Se valida flojo a propósito: es información que alguien ha contado por teléfono, y rechazar el alta entera por una provincia que falta es tirar lo que se acaba de conseguir.
• Duplicados: antes de encolarla, comprueba si ese alumno o esa empresa ya existen y lo avisa.
• Qué contestó el CRM en el último intento, literal, para poder reenviárselo al proveedor.
• Exportar a CSV: sigue ahí para lo que el CRM rechace, y para trabajar la lista fuera del panel.
• Ficha de empresa: el CRM solo admite crear contactos y seguimientos, no fichas de empresa. Cuando el alta trae empresa, el alumno entra y los datos de la empresa quedan escritos en su seguimiento, con el aviso a la vista para crearla a mano. La pantalla lo dice en cada alta a la que le pasa.

Modo pruebas. Si está encendido (§8.2), no se escribe nada en el CRM real: ni lo nuevo ni lo que ya estuviera esperando. Las altas que se recojan durante la prueba quedan marcadas «De pruebas» y no se enviarán nunca, tampoco al apagarlo. Es lo que permite enseñar el circuito entero sin dejar alumnos inventados en el CRM.

#Bloque III — Estudio de cursos SCORM

#14. Estudio (producción de cursos SCORM)

Solo managers. Fabrica cursos e-learning completos (paquetes SCORM 1.2 listos para Moodle) a partir de una idea, un manual, un vídeo o un curso del catálogo. Incluido en el contrato: 2 cursos/mes en cuota; los extras se facturan aparte.

Lo que hay que saber antes de empezar (cambió el 28-07-2026). El cupo del contrato ya no lo consume el export, sino arrancar la producción completa del curso — que es cuando el Estudio se pone a redactar, evaluar, locutar e ilustrar de verdad. Y para probar cómo queda un curso sin gastar cupo existe el modo boceto: índice + una lección de muestra, que no cuenta. Los detalles, en §14.9.

#14.1 Pantalla principal (/estudio)

• Cursos producidos este mes: X/2 — el cupo lo consume arrancar la producción completa de un curso (aprobar la estructura, o crearlo en modo autónomo). Los bocetos no consumen.
• Cursos en el estudio: cuántos hay y en qué punto están (en generación, bocetos, exportados).
• Servicios IA: si la generación y la locución están operativas.
• Tarjetas de curso con estado: Generando… · Esperando aprobación · Boceto · Borrador listo · Exportado · Error.

#14.2 Crear un curso (/estudio/nuevo) — asistente en 4 pasos

El asistente tiene su propio recorrido guiado: al entrar, la franja de arriba ofrece «Enséñamelo» y explica bloque a bloque qué decide cada elección. Las pantallas de producción y el editor también tienen el suyo.

1 · Material de partida (tres entradas):

• Idea: describe el curso (público, nivel, normativa, ejemplos). Cuanto más concreto, mejor.
• Manual PDF: sube el manual del cliente (máx. 40 MB; los PowerPoint, exportados a PDF antes). Las lecciones quedarán trazadas a las páginas del manual (requisito de auditoría). Admite instrucciones adicionales.
• Catálogo: elige una acción formativa del centro como semilla — hereda título, objetivos, contenidos y horas oficiales.

La entrada a partir de un vídeo de YouTube existe en el código pero está oculta: sigue en pruebas y hoy solo la ve la cuenta de Revirai que la está validando.

2 · Horas oficiales: FUNDAE exige coherencia entre horas declaradas y volumen de contenido, y el validador la comprueba (±25 %). De este número sale todo el tamaño del curso, y el asistente te lo dice antes de crear nada. El máximo por curso son 130 h; por encima, el Estudio pide dividirlo en varios cursos.

Tres cosas que conviene entender de esa tabla:

• En los cursos largos las lecciones son más largas (de 15 a 30 min), y por eso llevan más elementos interactivos y más preguntas: una lección de media hora con solo dos actividades se hace pesada.
• La locución de audio se reparte en los cursos grandes: abre cada bloque de lecciones en vez de repetirse en las 259. Las lecciones sin audio no se quedan mudas: conservan su guion como transcripción, así que se leen completas.
• Las ilustraciones tienen un tope por curso (60) repartido de principio a fin. Lo que no se toca nunca es la interactividad: desplegables, pestañas, tarjetas y puntos de interés siguen en todas las lecciones.

Ojo con las horas: un curso de 100-130 h tarda más de una hora en generarse, porque son más de doscientas lecciones. Si es la primera vez, empieza por un curso corto.

3 · Estilo visual y voz: estilo de las ilustraciones IA (catálogo cerrado de 5: Ilustración plana corporativa, Isométrico técnico, Fotografía profesional, Esbozo educativo, Línea minimalista) y voz de la locución (Lucía o Sergio, en variante neural o generativa).

4 · Modo de trabajo — es la decisión que determina lo que se gasta:

• El asistente muestra el cupo disponible del mes. Si ya no queda, al crear un curso completo pide confirmación expresa avisando de que se facturará aparte; puedes cancelar y hacer un boceto en su lugar.
• Navegación del curso: secuencial (cada lección desbloquea la siguiente — recomendado FUNDAE) o libre.

#14.3 Producción (/estudio/[id])

La generación avanza por pasos visibles: esqueleto → aprobación → contenido de cada lección → evaluación final → verificación de preguntas → guiones de locución → locuciones TTS → imágenes IA → guía didáctica → validación del paquete.

• Si algo falla, no se pierde nada: el pipeline reanuda desde el último paso (botón "Reanudar pipeline").
• Pausa de seguridad del curso: si la generación necesita mucho más de lo normal (manuales ilegibles, instrucciones contradictorias, lecciones desproporcionadas), el trabajo se pausa y ofrece continuar. Se puede continuar dos veces; a la tercera, lo que toca es revisar el material de partida, no insistir.
• Cuánto queda: mientras genera, la pantalla dice el tiempo que falta. Conviene dejar la pestaña abierta, pero si se cierra o se corta la conexión no se pierde nada: al volver a abrir el curso, continúa solo por donde iba.
• Aprobación (modo supervisado): se puede editar todo el índice — títulos de módulos y lecciones, minutos y la instrucción de contenido de cada lección (lo que la IA va a redactar) — y eliminar lecciones. Botón "Aprobar estructura y generar contenido", que es el que consume el cupo.
• Boceto terminado: mismo panel, con la muestra ya generada y dos salidas — "Convertir en curso completo" (consume 1 de cupo y produce todo, aprovechando la lección de muestra ya hecha) o "Descartar boceto".
• La cabecera del curso dice siempre si ese curso ha consumido cupo, de qué mes y si fue fuera de cupo (facturable aparte).
• Avisos de la generación: cualquier incidencia no bloqueante (un bloque degradado, una imagen fallida, TTS omitido) queda listada; nada se oculta.
• Validación del paquete: peso estimado (límite 50 MB), errores y avisos antes de exportar.

Qué genera la IA por lección: texto estructurado + al menos 2 elementos interactivos garantizados (desplegables, pestañas, tarjetas que giran, puntos de interés sobre imagen — si la IA no los entrega, el sistema los reconstruye con el contenido ya escrito antes de dar la lección por buena) + 1 pregunta de control con feedback + un guion de locución de 1-3 minutos (síntesis que guía, no lectura) con su audio y subtítulos sincronizados + ilustraciones IA con texto alternativo. Además, una evaluación final (5-15 preguntas según horas) verificada: cada pregunta debe poder responderse con el contenido del curso (las que no, se regeneran). El orden de las respuestas se baraja siempre: la correcta no cae dos veces seguidas en la misma posición, que es lo que convierte un test en un juego de adivinar.

#14.4 Editor (/estudio/[id]/editor)

• Índice de lecciones a la izquierda (con punto ámbar en las editadas pendientes de re-sincronizar) y la evaluación final.
• Cada bloque puede: editarse a mano (formularios por tipo: texto, destacado, conceptos, desplegables, pestañas, tarjetas, puntos de interés, imagen, pregunta), regenerarse con una instrucción de IA ("simplifícalo", "añade un ejemplo del sector logística", "conviértelo en acordeón"…), moverse arriba/abajo o eliminarse.
• Imágenes: regenerar cualquier ilustración, con un ajuste opcional ("más luminosa", "sin personas"…).
• Evaluación final: editor completo de preguntas (enunciado, opciones con radio de correcta, feedback por opción, explicación, nota de corte). Mínimo 5, máximo 15.
• Re-sincronizar locución: al editar el texto de una lección, su locución queda desactualizada (marca "dirty"). El botón regenera guion + audio + subtítulos y limpia la marca.
• Protección de calidad: el editor rechaza HTML en los textos (solo negrita, cursiva y listas) y preguntas mal formadas (p. ej. dos respuestas correctas).

#14.5 Vista previa (/estudio/[id]/preview)

Es el mismo reproductor que verá el alumno en Moodle, con los datos en vivo: portada con objetivos e índice, lecciones con locución y subtítulos, interactivos, navegación con bloqueo secuencial y evaluación. El progreso de la preview se guarda solo en tu navegador (banner lo indica).

#14.6 Export, versiones y entregables

• Exportar ZIP SCORM 1.2: valida estrictamente y genera la versión v1, v2… Cada export queda archivado de forma inmutable durante 4 años (evidencias FUNDAE) con su manifiesto de trazabilidad (fuentes, modelos IA, hashes). Un curso exportado no puede borrarse.
• Exportar no consume cupo (cambió el 28-07-2026): el cupo ya se consumió al producir el curso. Puedes exportar las versiones que necesites — v2, v3… tras corregir algo — sin gastar cuota. Un boceto no se puede exportar: primero hay que convertirlo en curso completo.
• Guía didáctica (imprimible): objetivos, índice con tiempos, metodología, criterios de evaluación y requisitos técnicos — coherente con lo que el paquete reporta al LMS.
• Guía de instalación en Moodle (imprimible): cómo subir el ZIP, configuración recomendada de la actividad (calificación más alta, intentos, sin forzar finalización) y una checklist de verificación de 5 minutos. Los pasos concretos, ya probados en el campus de Plan-form, están en §14.8.

#14.7 Qué reporta el curso al Moodle del cliente

• Estado: incompleto → completado (100 % lecciones vistas y ≥75 % de controles realizados) → aprobado/suspendido según la evaluación final (nota de corte 75 %, mejor de 2 intentos).
• Reanudación exacta: el alumno vuelve donde lo dejó (si el curso se re-publica con cambios, el progreso se reinicia limpiamente sin corromper notas previas).
• Cada respuesta de cada control queda en el informe del LMS (evidencia auditable).
• El tiempo de conexión se mide con pausa automática cuando la pestaña no está visible (no se inflan los tiempos, que FUNDAE revisa).
• El paquete es 100 % autocontenido: funciona sin internet más allá del LMS, sin servicios externos.

#14.8 Subir el paquete al Moodle de Plan-form — pasos probados en vuestro campus

Todo lo que sigue se verificó el 16-07-2026 en e-learning.planform.es con un paquete real del Estudio: la subida, la reproducción, el bloqueo secuencial, la reanudación y la nota funcionaron a la primera. Los pasos exactos:

1. Entra en el curso de destino y activa el Modo de edición (interruptor arriba a la derecha).
2. En el tema que corresponda: Añadir una actividad o un recurso → Paquete SCORM.
3. Escribe el Nombre de la actividad y, en la sección Paquete, sube el ZIP exportado por el Estudio (Agregar… → Subir un archivo → Subir este archivo). Moodle valida el paquete al guardar; si el ZIP es del Estudio no dará errores.
4. ⚠️ Antes de guardar, en la sección "Calificación" cambia "Método de calificación" a "Calificación más alta" (con Calificación máxima = 100). Vuestro Moodle crea las actividades SCORM con "Objetos de aprendizaje" por defecto, y con ese valor la nota del alumno aparece como "1" en lugar del porcentaje real (p. ej. 100 %). Si ya hay intentos hechos, no pasa nada: al guardar el cambio Moodle recalcula las notas existentes sin que nadie tenga que repetir el curso.
5. Guardar cambios y mostrar. Para probar como alumno usa el botón "Entrar" — no "Vista previa", porque la vista previa no registra intento ni nota.

Checklist de verificación (5 minutos):

• El curso abre con portada, objetivos, índice y locución con transcripción.
• La navegación secuencial bloquea de verdad: no deja avanzar sin abrir todos los desplegables/pestañas/tarjetas de la lección y responder su pregunta de control.
• Sal con "Salir de la actividad" a mitad de curso y vuelve a entrar: debe retomar exactamente en la misma lección, con los controles ya respondidos conservados.
• Completa la evaluación final: el reproductor muestra el resultado ("Evaluación superada · X %") y, al volver a la página de la actividad, "Calificación informada" debe mostrar ese mismo porcentaje.

#14.9 Cupo del contrato y límites de uso

El contrato incluye 2 cursos al mes, con toda la IA que lleva producirlos (redacción, evaluación, locuciones e ilustraciones) ya incluida y sin contadores de consumo por medio: el cupo es de cursos, no de uso.

Qué consume cupo y qué no

Un curso consume cupo una sola vez, aunque su generación se reanude, se relance o se exporte varias veces. Si un curso se queda en error y lo borras el mismo mes, el cupo se devuelve: un curso que no llegó a entregarse no se paga.

Los límites de uso

1. Cupo del contrato — 2 cursos/mes. No bloquea: si te pasas, el panel te lo dice claramente y pide confirmación, y ese curso se factura aparte (49 €/curso o packs). La cabecera del curso deja constancia de que fue fuera de cupo.
2. Máximo de 130 h por curso. Por encima, se divide en varios cursos. El asistente te dice al elegir las horas cuántas lecciones saldrán y cuánto tardará en generarse.
3. Un curso en generación a la vez. Hasta que termine el que está en marcha no se empieza otro: así ves lo que sale antes de lanzar el siguiente.
4. Máximo 6 altas de curso al día (bocetos incluidos), como red contra un bucle accidental.

La recomendación práctica: prueba con bocetos y produce el curso entero solo cuando el índice y la lección de muestra te convenzan.

Si algo se bloquea

• "Ya hay un curso en generación" → espera a que termine, o abre el que está en marcha y míralo.
• "El Estudio está en mantenimiento" → el trabajo hecho está a salvo; el equipo ya está avisado y podrás continuar en cuanto termine.
• "Este curso ya se ha reintentado dos veces" → algo se está atascando: revisa los avisos del curso (manual ilegible, prompt contradictorio, lecciones desproporcionadas) antes de insistir.

#14.b Agenda

Las citas del centro: las que cierra el asistente durante una llamada y las que apunta el equipo a mano. Antes solo se veían desde Centralita; ahora tienen sección propia en el menú.

• Cada cita: día y hora, con quién, el motivo y su estado — Programada · Confirmada · Realizada · Cancelada.
• Nueva cita para apuntar a mano lo que se acuerda por otras vías.
• Quién ve qué: cada persona ve sus citas; dirección y coordinación ven las de todo el centro. Lo aplica el servidor, no el menú.
• Para que el asistente pueda agendar contigo, tienes que tener disponibilidad y citas activadas en tu perfil (§15.1); solo ofrece huecos dentro de tu horario.

Los recordatorios automáticos al alumno (24 h y 2 h antes) se configuran en §15.2, pero los emite el servidor de voz: hoy no están verificados de punta a punta. Conviene no darlos por hechos hasta que se confirme.

#15. Configuración

#15.1 Mi cuenta (todos los usuarios)

• Mi disponibilidad: días y franjas en que aceptas llamadas y citas (el asistente solo te transfiere o agenda dentro de ella). Incluye: mismo horario todos los días o por día, vacaciones/ausencias, días concretos con horario distinto, horario especial por periodo (p. ej. jornada de verano) y duración de cita.
• Mi perfil de contacto: WhatsApp para avisos, número al que pasarte llamadas (si está vacío se usa el WhatsApp), y si permites que te agenden citas.
• Conectar mi agenda: Google Calendar — compartes tu calendario con la cuenta de servicio indicada y guardas tu email; botón "Comprobar conexión".

#15.2 El asistente telefónico (solo manager)

• Comportamiento del asistente — la política de pase de llamadas, en 4 decisiones:
  1. Qué hace cuando piden hablar con alguien: Llamar y pasar (negociado) (recomendado), Pasar directo, Solo agendar devolución, Solo tomar recado.
  2. A quién intenta pasar primero: al miembro asignado al alumno, al primero disponible, o por turnos. (Si piden a alguien por nombre, esa persona tiene prioridad.)
  3. Si no puede atender: ofrecer otra persona, pasar directamente a otra, o no pasar con nadie más.
  4. Si al final nadie puede: acordar devolución, tomar recado o despedirse con cortesía.
  • Más: tono de llamada (segundos de espera), permitir recados y cierres programados (el asistente atiende e informa pero no pasa llamadas; con modos "informar y agendar devolución", "informar y tomar recado" o "solo informar"). Para el cierre de vacaciones completo —con registro de lo que anota— usa mejor el modo verano (§16).
• Failover y seguridad: número de oficina (vacío = sin protección), tope de llamadas simultáneas (0 = sin tope) y qué hacer al saturarlo: desviar a oficina o audio de ocupado. Con la segunda opción se puede subir un audio propio o generarlo con voz, escribiendo el texto que dirá y eligiendo la voz; también se puede quitar para volver al aviso estándar.
• Avisos del asistente: cuándo recibir resumen de llamada (solo eventos / todas / nunca) y por qué canal; y qué hacer con consultas de alumnos sin miembro asignado (auto-asignar a un miembro de reserva o avisar a un contacto de reserva).
• Agendado automático: activar, duración y horario de citas, y plantillas de recordatorio 24 h y 2 h antes.

#15.2.b El avatar de la web (solo manager)

Justo debajo del asistente telefónico, porque es el mismo asistente en otro canal. Aquí está la dirección pública de Clara con su botón de copiar y de abrir, el QR descargable para carteles y folletos, y el recuadro con lo que dice y lo que sabe, editable, con un botón para restaurar las instrucciones de fábrica. Qué se puede cambiar ahí y qué no —y por qué— está explicado en el §9.b.

#15.3 Documentación / onboarding (solo manager)

• Global: qué documentos del catálogo se piden por defecto.
• Por curso: cargar un curso por su código de acción, asignarle convocatoria y documentos propios.
• Por convocatoria: definir la lista de cada convocatoria (CyL, SEPE…).

#15.4 El equipo (solo manager)

• Añadir miembro con email, nombre y rol — por invitación (el invitado elige contraseña) o acceso directo (contraseña temporal + cambio forzado). Ver §1.3.
• Invitaciones pendientes: copiar enlace o revocar.
• Miembros: disponibilidad en vivo, aviso si les falta teléfono de desvío, switch "Recibe llamadas", baja y Configurar: WhatsApp, número de desvío, rol (cambiarlo actualiza de verdad sus permisos), departamento (Captación / Tutorías / Administración / Contabilidad), alumnos asignados y su disponibilidad completa.
• La baja tiene dos alcances, y el diálogo deja elegir:
  • Solo del equipo del asistente: deja de recibir llamadas y se borra su disponibilidad, pero conserva su acceso al panel. Para apartar a alguien unos días es mejor el switch "Recibe llamadas", que no borra nada.
  • Eliminar también su acceso al panel (casilla del diálogo): es la baja de quien deja el centro. Su correo no vuelve a entrar y se cancelan sus invitaciones pendientes. No se puede deshacer. Dos cosas que el sistema no deja hacer: eliminar tu propio acceso, y dejar al centro sin ningún responsable.
• Quien tiene cuenta pero no está en el equipo del asistente sale igualmente en la lista, y su papelera elimina solo el acceso.
• Si una persona ya estaba en el equipo antes de tener cuenta (lo normal en la implantación: los teléfonos y horarios se cargan primero), al aceptar su invitación las dos fichas se unen solas y conserva su teléfono, su departamento y su horario. No hay que hacer nada.

#15.5 El centro (solo manager)

• Cuentas de correo: el buzón del centro y la lista de buzones personales del equipo que están activos (§6.0).
• Asistente IA: el prompt del sistema completo (editable; incluye de serie todo el conocimiento FUNDAE y del centro), límites de historial y términos excluidos.
• Escalado y avisos: emails del equipo que reciben los avisos.
• Auto-envío de correo: activación y hora del envío diario de solicitudes documentales, con un botón "Enviar ahora la tanda" para lanzarla en el momento y comprobar que funciona sin esperar a mañana. La tanda se manda una vez al día: pulsar el botón dos veces no duplica correos.
• Envíos de WhatsApp a alumnos: el número que envía (identificador de Meta) y, en ajustes avanzados, la opción de simular (§5.3). El tope por tanda y la pausa entre envíos los fija el sistema.
• Avisos internos (Discord): webhook del canal + qué eventos se publican (un alumno pide hablar con una persona, alumno nuevo asignado, cambio de situación laboral, documento validado o rechazado, re-verificación, tanda ejecutada, cupo del contrato al 80 % o agotado, y fallo de un proceso automático) + botón de aviso de prueba. Todos quedan además registrados en el sistema aunque no haya Discord.
• Marca del centro: nombre, logo y acento (lo gestiona el administrador de la plataforma).

#16. Recados y modo verano (cierre del centro)

#16.1 Qué es el modo verano

El interruptor para cuando el centro cierra por vacaciones. Configuración → Cuando el centro cierra (solo manager, es el primer bloque de la pantalla).

Con el modo activo, el asistente sigue atendiendo con normalidad el teléfono y el WhatsApp, y resuelve él todo lo que puede con los datos del alumno (fechas del grupo, horarios, documentación pendiente, estado de la matrícula). Lo que cambia es qué hace cuando hace falta una persona:

• No pasa ninguna llamada al equipo ni ofrece hablar con nadie, aunque se lo pidan por su nombre.
• No escala ni promete que alguien devolverá la llamada hoy o en una fecha concreta.
• Informa del cierre ("estamos cerrados hasta el 31 de agosto") y toma nota: nombre, teléfono de contacto y qué necesita exactamente.
• Confirma que queda anotado y que se le atenderá a la vuelta, por orden de llegada.

Todo lo que anote aparece en la sección Recados del menú, marcado con un sol.

#16.2 Cómo se activa

1. Interruptor Activar el modo verano. Al encenderlo por primera vez propone el periodo de hoy al 31 de agosto; se puede cambiar.
2. Periodo: primer y último día cerrados (ambos incluidos). El asistente dirá que se vuelve el día siguiente al último.
3. Canales afectados: teléfono y WhatsApp marcados de serie; correo desmarcado (los correos no salen solos: siempre los revisa una persona, así que el cierre solo entra ahí si se marca).
4. Qué debe contar el asistente: texto libre que se le entrega tal cual. No hay que escribir las reglas ("no pases llamadas", "toma nota"): ya van incluidas.
5. Terminar solo al llegar la fecha de vuelta: recomendado dejarlo activado.

Mientras dura, una franja amarilla lo recuerda en todo el panel, con acceso directo a los recados pendientes.

Qué pasa con la centralita. Al activarlo, la política de pase de llamadas del asistente pasa a "solo recado" y la configuración anterior del centro se guarda entera. Al terminar el cierre —solo, al llegar la fecha, o al apagar el interruptor— se restaura tal cual estaba. Si se edita el "Comportamiento del asistente" (§15.2) durante el cierre, lo que se guarda es la configuración a la que se volverá: la centralita sigue cerrada hasta la fecha de vuelta, y la pantalla lo avisa.

Los avisos internos al equipo (§15.2) siguen funcionando como estén configurados. Si no se quieren recibir durante las vacaciones, hay que apagarlos en "Avisos del asistente".

#16.3 La sección Recados

Cada anotación es una persona que necesitaba algo del equipo y todavía no lo ha recibido. No es exclusiva del verano: el resto del año recoge los recados que toma el asistente cuando nadie del equipo podía atender.

• De dónde salen: de las llamadas (lo que el asistente extrajo de la conversación), de WhatsApp (cuando toma nota), y a mano con Nueva anotación para lo que llega por otras vías (una visita, un aviso de un compañero).
• Cabeceras: Pendientes · En curso · Urgentes sin cerrar · Resueltos.
• Filtros: por estado, "Solo del cierre" (las tomadas durante el modo verano) y buscador por nombre, teléfono o asunto.
• La ficha (derecha) tiene el contacto —pulsando el teléfono se llama—, qué necesita esa persona, el histórico de notas del equipo y las acciones: Lo llevo yo, Marcar resuelto, Descartar, marcar/quitar urgente, asignar responsable (manager) y añadir nota.
• El menú lateral muestra el número de recados por atender junto a la sección.
• Varios mensajes seguidos del mismo alumno por WhatsApp se acumulan en una sola anotación durante 24 h: una conversación es una cosa pendiente, no diez.

Visibilidad: el responsable del centro los ve todos; un miembro del equipo ve los suyos y los que no tienen a nadie asignado.

#17. Consumo del contrato

Dónde: menú → Consumo (solo manager). Resumen en el Dashboard.

El contrato incluye tres servicios medidos por volumen al mes natural. Esta pantalla dice qué hay incluido, cuánto se lleva gastado y de dónde sale cada número.

#17.1 Qué pasa al llegar al tope

No se corta nada. Los alumnos siguen siendo atendidos por teléfono y por WhatsApp, y los documentos se siguen validando. Lo que se consuma por encima del cupo se factura aparte.

El sistema avisa dos veces por canal y mes:

• al 80 %, para que dé tiempo a reaccionar (redistribuir, ampliar o simplemente saberlo);
• al 100 %, para dejar constancia de que a partir de ahí hay consumo facturable.

Los avisos llegan al canal de avisos internos del centro (Discord, si está configurado en §15.5) y quedan siempre registrados. El equipo de Revirai recibe el mismo aviso por su lado.

#17.2 La pantalla

• Los tres medidores, con el desglose debajo: de dónde vienen los documentos (panel / correo) y cómo se reparten las llamadas (entrantes / salientes).
• Cómo se cuenta: la regla exacta de cada servicio. Si un número no cuadra, aquí está con qué criterio se calculó.
• Últimos meses: consumo mes a mes y, en la última columna, lo que se pasó del cupo en cada uno. Sirve para ver si el centro va a más y ajustar el contrato a tiempo.

Los minutos se recalculan desde el registro real de llamadas cada vez que se abre la pantalla (la hora de la última actualización aparece al pie de "Cómo se cuenta"), así que este es el sitio donde comprobar una cifra antes de discutirla.

El cupo de cursos SCORM del Estudio va por su cuenta y se explica en el §14.9: son dos cosas distintas y no se restan entre sí.

#17.b Soporte: contarnos lo que no va

Dónde: menú lateral → Soporte. La ve todo el equipo, no solo dirección: quien se topa con el fallo es quien tiene que poder contarlo.

Es la vía directa con Revirai, que es quien mantiene el panel. Lo que se abre ahí genera un aviso en nuestro soporte en cuestión de minutos, alguien lo mira y la respuesta aparece en esa misma conversación. No hace falta llamar ni escribir un correo aparte.

No confundir con Recados (§16): un recado es alguien de fuera esperando al centro. Un ticket de soporte es el centro pidiéndonos algo a nosotros.

#Reportar una incidencia

Botón Reportar incidencia. Se pide:

El panel adjunta solo desde qué pantalla se reportó y con qué navegador. Eso es la mitad del diagnóstico y nadie lo escribiría a mano.

Reserva crítica para lo que de verdad lo es: si todo es crítico, la palabra deja de servir para ordenar la cola.

#Seguir la conversación

Cada incidencia tiene su número (#PLF-0001) y su estado:

Cuando el soporte contesta, aparece un número junto a Soporte en el menú lateral y la incidencia se marca como Respondida hasta que se abre. Se responde en la misma pantalla.

Quién ve qué: el responsable del centro ve las incidencias de todo el equipo; cada persona ve las suyas. No es jerarquía: en un ticket se acaba pegando lo que se ve en pantalla —el nombre de un alumno, un teléfono—, y eso no tiene por qué circular por todo el centro.

#18. Procesos automáticos en segundo plano

Estas cosas ocurren solas, sin que nadie las pulse:

Si uno de estos procesos falla, ahora se avisa. Antes, un proceso automático podía estar días parado sin que nadie lo notara (pasó con la re-verificación). Cada uno vigila su propia salud y, si falla varias veces seguidas, emite un aviso interno del tipo "fallo de un proceso automático" (§15.5).

#19. Referencia rápida de estados y badges

Manual generado a partir del código real de la aplicación (v8.0, 1-ago-2026). Para dudas técnicas o cambios de configuración avanzada, contactar con Revirai.