Este manual describe todo lo que puede hacerse desde el panel PlanFormAi: quién puede hacerlo, dónde está cada cosa y cómo funcionan los flujos completos. Está pensado para el equipo del centro (dirección, coordinación, comerciales, administración y tutores).

Está organizado en cuatro bloques: el asistente IA y los canales (centralita, WhatsApp, correo, campañas y pruebas), la gestión académica y documental (alumnos, cursos, grupos, validación), el Estudio de cursos SCORM, y la administración (configuración y procesos automáticos).

#1. Acceso: cuentas, roles y permisos

#1.1 Roles y qué puede hacer cada uno

Cada usuario tiene un rol, y cada rol pertenece a uno de dos niveles de capacidad (tier):

Los módulos Validación, Estudio y Simuladores, las pestañas Saliente de los tres canales y la mayor parte de la Configuración son exclusivos de los managers. Un manager puede crear otros managers.

#1.2 Entrar al panel (/login)

Correo + contraseña y botón Entrar. El enlace "¿La has olvidado?" envía un email de restablecimiento (el mensaje es siempre neutro: no revela si el correo existe). Tras entrar, se aterriza en el Dashboard.

#1.3 Altas de usuarios: dos caminos

Las altas las hace un manager desde Configuración → El equipo (ver §15.4):

• Invitar por email: genera un enlace de registro de un solo uso (/registro?email=…&token=…). El invitado abre el enlace, pone su nombre y elige su propia contraseña (mínimo 8 caracteres) y entra directamente. Sin token válido, la página de registro no funciona.
• Crear con acceso directo: el manager crea la cuenta con una contraseña temporal que se muestra una sola vez. En el primer acceso, el sistema obliga a cambiarla (desvía a /cuenta y no deja usar el panel hasta hacerlo).

#1.4 Mi cuenta (/cuenta)

Cambio de contraseña (voluntario o forzado): contraseña actual/temporal, nueva (mín. 8) y repetición. Validaciones con mensajes claros ("La contraseña actual no es correcta", etc.).

#2. Navegación general

• Barra lateral: logo del producto, tarjeta con el nombre/logo del centro y el menú: Dashboard · Centralita · WhatsApp · Correo · Alumnos · Cursos · Grupos · Validación · Estudio · Simuladores · Configuración (los marcados en negrita, solo managers).
• Al pie: menú de usuario (nombre + rol) y conmutador de tema claro/oscuro.
• Banner rojo de "modo pruebas": si el centro tiene activo el staging del equipo (§8.2), una franja permanente lo recuerda en todo el panel; un manager puede desactivarlo desde el propio banner.
• Todas las acciones confirman con un aviso (toast) en pantalla: "Segmento guardado.", "IA pausada — tienes el control.", etc.

#3. Dashboard

Visión general de la actividad. El subtítulo indica el alcance: "todo el centro" (manager) o "tu actividad" (member).

KPIs académicos (datos del ERP): Alumnos · Matrículas · Cursos en catálogo · Matrículas con docs pendientes (cuanto más bajo, mejor).

KPIs de canales IA (con variación % respecto al mes anterior): Llamadas · WhatsApps gestionados · Correos gestionados · Transferencias a humano · Escaladas.

Gráficos: "Actividad por canal" (últimos 6 meses, barras WhatsApp/Llamadas/Email) y "Consultas por día" (últimos 30 días).

Últimas escaladas a equipo humano: tabla con fecha, canal, asunto, persona asignada y estado — Pendiente (amarillo), En conversación (azul), Resuelto (verde).

#Bloque I — El asistente IA y los canales

#4. Centralita (telefonía)

Pestañas Entrante y Saliente.

#4.1 Botón de pánico: "Desviar a oficina" (solo manager)

En la cabecera. Al activarlo, todas las llamadas entrantes van directas al número de oficina, sin pasar por el asistente ni el equipo. Útil cuando nadie puede atender. Se desactiva desde el mismo botón ("Quitar desvío a oficina"). Mientras está activo, la pestaña Entrante muestra el aviso correspondiente.

#4.2 Pestaña Entrante

KPIs: Llamadas · Transferencias · Recados · Llamadas simultáneas (en curso / capacidad del plan; se pone ámbar al 66 % y rojo al saturar) · Duración media.

Panel "Llamada en curso" (supervisión en vivo):

• Muestra número, resumen en tiempo real, sentimiento (Tono positivo / Requiere atención / Tensión), estado (Sonando → En vivo → Transfiriendo → Conectada → Finalizada) y la transcripción en directo.
• Escuchar: audio en vivo de la llamada (solo llamadas reales).
• Susurrar: enviar una instrucción al asistente en mitad de la llamada, con tres modos — Decir (lo dice ya, con naturalidad), Dato (información silenciosa que usará cuando toque), Conducta (ajusta su actitud el resto de la llamada). Se ve si cada susurro se aplicó.
• Pásame la llamada: el asistente avisa al llamante y te marca a tu teléfono para conectaros (takeover).

Panel "Transferencia inteligente": muestra en directo el proceso autónomo de pase: el asistente elige al miembro del equipo adecuado, le llama, le pregunta si puede atender y conecta; si nadie puede, toma recado o agenda una devolución.

Últimas llamadas: tabla con fecha, teléfono, alumno, duración, quién atendió (nombre del comercial o badge IA) y botón Ver → detalle con transcripción completa, resumen, datos extraídos (tipo de consulta, urgencia, email) y avisos como "Pidió humano" o "Pidió callback".

Próximas citas del asistente: citas agendadas automáticamente por el asistente durante las llamadas.

Comportamiento del asistente (tarjeta resumen, solo manager): modo de pase, destino principal, recados, tono, oficina y tope. Botón Configurar lleva a Configuración → Asistente (§15.2).

#4.3 Pestaña Saliente (solo manager)

Compositor de llamadas salientes del asistente: se define motivo e instrucciones y una audiencia; ver §7 (el compositor es común a los tres canales). Las llamadas salientes generan de momento un guion simulado con IA (el disparo real de llamadas se activará al configurar la telefonía saliente).

#5. WhatsApp

Pestañas Entrante y Saliente.

#5.1 Bandeja de conversaciones (Entrante)

Tres columnas:

1. Conversaciones: buscador y lista con el estado de cada una — IA activa (verde, el asistente responde solo), Control humano (ámbar, lo lleva una persona), Escalado (rojo).
2. Hilo: mensajes del alumno, de la IA y de los agentes humanos (identificados por nombre). Se ven adjuntos e imágenes.
3. Control humano:
   • Pausar IA y responder: detiene al asistente en esa conversación y habilita la caja de respuesta (con clip para adjuntar archivos; Enter envía). Para devolvérsela: Reactivar IA.
   • Si hubo escalado, se muestra el motivo.
   • Respuestas sugeridas: tres plantillas rápidas de cortesía (solo con la IA pausada).

El envío de lo que escribe el humano lo realiza el conector de WhatsApp del centro; el mensaje queda en el hilo y sale en segundos.

#5.2 Pestaña Saliente (solo manager)

Campañas de WhatsApp con plantillas y audiencias — ver §7. Plantillas incluidas de serie (editables): Documentación pendiente, Bienvenida al curso, Recordatorio de inicio, Cierre de plazo, Encuesta de satisfacción, todas con variables {nombre} {curso} {grupo} {docs_pendientes}.

#5.3 Conectar el número del centro

Desde Configuración → El centro → Números de WhatsApp: botón Conectar número → escanear el QR desde WhatsApp (Dispositivos vinculados → Vincular dispositivo). Estados de la sesión: Conectado / Escanea el QR / Iniciando / Error / Parado, con acciones Ver QR, Reiniciar y Eliminar.

#6. Correo

Pestañas Entrante y Saliente.

#6.1 Bandeja de correo (Entrante)

Lista de hilos con buscador; cada hilo indica "Borrador" (hay una respuesta preparada en bandeja de salida) o "Escalado". Dentro del hilo, cada mensaje se etiqueta como Alumno o Borrador / respuesta IA, y los borradores muestran "En bandeja de salida" o "Enviado".

#6.2 El onboarding documental por correo (flujo autónomo)

Es una de las piezas centrales del sistema:

1. Cuando una matrícula tiene documentos FUNDAE pendientes, el sistema redacta un correo al alumno pidiendo exactamente lo que falta (asunto: "Documentación pendiente para tu matrícula — {curso}"). Queda como borrador en la bandeja de salida (o se envía, si el canal real está configurado).
2. El alumno responde con adjuntos. El sistema lo identifica por su email, y valida cada adjunto con IA contra los documentos que le faltan (tipo correcto, legibilidad, vigencia, extracción de datos).
3. Los documentos válidos marcan el flag en la matrícula automáticamente.
4. Si aún falta algo, re-solicita por correo. El bucle continúa hasta completar.
5. Cada validación o rechazo genera un aviso interno (y a Discord si está conectado).

Este mismo motor puede lanzarse a mano desde Validación (botón "Solicitar pendientes por email", §13).

#6.3 Pestaña Saliente (solo manager)

Campañas de correo con asunto + plantilla/cuerpo y audiencias — ver §7.

#7. Comunicaciones salientes (campañas)

El mismo compositor sirve para Llamadas, WhatsApp y Correo (pestaña Saliente de cada canal, y también en Simuladores). Solo managers. Tiene tres bloques:

#7.1 Nuevo envío

• Título interno del envío.
• Según canal: motivo + instrucciones (llamada), asunto (correo), plantilla o mensaje libre (WhatsApp/correo) con variables {nombre} {curso} {grupo} {docs_pendientes} que se rellenan por destinatario.

#7.2 Audiencia

Se puede combinar:

• Filtro académico: acción formativa, grupo, estado de matrícula (Activa / Abandono / Reserva / Desestimada), solo con documentación pendiente.
• Filtros de cupo/colectivo (para casar los colectivos de las subvenciones): sexo, tamaño de municipio (<5.000 / 5.000–20.000 / >20.000), municipio concreto (p. ej. Íscar), situación laboral (ocupados / desempleados / empleados públicos), sector profesional, menores de 45.
• DNIs manuales (lista separada por comas).
• Segmentos guardados: cualquier filtro puede guardarse con nombre y reutilizarse.

Previsualizar muestra cuántos destinatarios resultan y una muestra de nombres.

#7.3 Trabajos y tandas

Cada campaña creada es un trabajo con estado: draft (borrador) → Ejecutar → simulated / queued / done / failed.

• Por defecto todo se SIMULA (no sale nada real). El envío real exige un doble interruptor: el ajuste del centro (Configuración → Envíos salientes) y la activación en el servidor. Así es imposible enviar de verdad por accidente.
• Con envío real activo, WhatsApp sale con protecciones anti-baneo: tope de mensajes por tanda y pausa entre envíos. Si la audiencia supera el tope, el resto queda "pendiente de otra tanda" y el botón cambia a "Enviar siguiente tanda".
• El libro de registro de tandas garantiza que re-ejecutar nunca repite un envío a quien ya lo recibió: siempre continúa con los pendientes (los fallidos sí se reintentan).
• Cada tanda real genera un aviso interno (Discord si está configurado).
• En llamadas se muestra el guion generado; en WhatsApp/correo, un ejemplo renderizado con los datos del primer destinatario.

#8. Simuladores y modo pruebas

Solo managers. Para probar los tres canales con datos reales sin molestar a nadie.

#8.1 Swaps de prueba (entrada)

Mapean un teléfono/email tuyo a un alumno real (por DNI): cuando escribas o llames desde ese número de prueba, el asistente resolverá los datos reales del alumno, sin tocar su contacto verdadero. Se crean y borran desde la primera tarjeta.

#8.2 Modo pruebas del equipo (staging de salida)

Redirige a tus datos de prueba todo lo que le llegaría al equipo real: las derivaciones de llamadas sonarán en tu teléfono y los avisos de WhatsApp/email llegarán a tus cuentas. Mientras está activo, los comerciales reales no reciben nada y un banner rojo lo recuerda en todo el panel. Al desactivar, se restauran los números reales automáticamente.

#8.3 Simular entrante y saliente

• Entrante: introduce un teléfono/email y ve exactamente qué alumno y qué contexto resolvería el asistente.
• Saliente: el compositor de campañas (§7) embebido para pruebas de los 3 canales.

#9. Cómo se comporta el asistente (reglas FUNDAE)

Estas reglas están integradas en el asistente y explican su comportamiento en llamadas, WhatsApp y correo:

• Nunca confirma una inscripción: como mucho, "quedas preinscrito, a falta de verificar la documentación". La inscripción real la cierra el equipo.
• Solo ofrece cursos con convocatoria vigente; para el resto explica las tres vías (subvencionada, bonificada, privada).
• La situación laboral y el empadronamiento se acreditan con documento, nunca de palabra.
• Domina las casuísticas: fijo discontinuo y ERTE = ocupados; empleado público con cupo; "limbo", excedencia, incapacidad, jubilación o baja+despido = no elegibles.
• Registra siempre el motivo de un rechazo o abandono.
• Conoce los datos públicos del centro, la FAQ (p. ej. formación privada a 3,50 €/h), guías paso a paso (vida laboral por SMS, volante de empadronamiento, autónomos) y las reglas de derivación por departamento.
• Cierre de agosto (1–23): atiende e informa, pero no pasa llamadas; en verano, horario solo de mañanas.

La política de pase de llamadas, los cierres programados, el failover y los avisos se ajustan en Configuración → El asistente telefónico (§15.2).

#Bloque II — Gestión académica y documental

#10. Alumnos

#10.1 Lista y búsqueda

La lista muestra los alumnos recientes; el buscador consulta al servidor sobre toda la base (más de 13.000 alumnos) por nombre, apellidos, DNI, email o teléfono a partir de 2 caracteres.

#10.2 Ficha del alumno

• Ficha: teléfono, móvil, email, dirección completa, nacimiento, nº de Seguridad Social.
• Laboral y estudios: situación laboral (del ERP), puesto, sector, categoría profesional, grupo de cotización, nivel de estudios, discapacidad, empresa (CIF), usuario del campus online y comercial asignada — con su vigencia: "vigente", "caducada (>4 meses sin seguimiento)" o "Perfil general (Planform)".
• Canales: accesos rápidos a WhatsApp / llamada / correo (en gris si falta el dato).
• Matrículas: cada una con curso, grupo, estado (Activa / Abandono / Reserva / Desestimada) y modalidad.
• Estado documental (FUNDAE): chips en verde (recibido) o gris (pendiente) por cada documento requerido.
• Notas del expediente del ERP.

#10.3 Comprobador de elegibilidad (FUNDAE)

Dentro de la ficha. Responde a "¿puede inscribirse este alumno?":

• Entradas: situación laboral (o usar la del ERP), convocatoria (Junta CyL / CyL exclusiva Valladolid / SEPE sectorial / SEPE intersectorial / Bonificada / Privada), matrícula (para la fecha de inicio), fecha de fin de vacaciones si es "despedido de vacaciones", sector si la convocatoria es sectorial, nivel de estudios y si el volante de empadronamiento ya está validado.
• Resultado: Elegible (verde) / No elegible (rojo) / Falta verificar (ámbar), con el motivo, avisos (cupos, requisitos del curso) y la lista de documentos que acreditan la situación.
• El motor aplica las casuísticas reales: fijo discontinuo y ERTE cuentan como ocupados; empleado público elegible con cupo; "limbo", excedencia, incapacidad, jubilación o baja médica+despido no son válidos; el empadronamiento solo se acredita con el volante validado.

#11. Cursos

Catálogo de acciones formativas del centro (solo lectura): buscador + filtros por modalidad. El detalle muestra modalidad, horas, precio ("Bonificable" si es 0 €), estado, y los objetivos, contenidos y requisitos oficiales. Estos cursos sirven además como semilla para generar cursos SCORM en el Estudio (§14).

#12. Grupos

Convocatorias/cohortes del centro: buscador y detalle con fechas de inicio/fin, nº de validados, estado (En curso / Facturado / Pagado), horario (días de la semana + franjas de mañana/tarde), sede/centro/aula, profesor y la lista de alumnos matriculados con su estado.

#13. Validación documental

Solo managers. El centro de control de la documentación FUNDAE.

#13.1 Pantalla

• Izquierda: matrículas con buscador; cada una con badge OK (verde) o recibidos/total (ámbar). Las que más documentos deben van primero.
• Derecha: el detalle de la matrícula seleccionada con su lista de documentos requeridos.

#13.2 Validar un documento a mano

Junto a cada documento pendiente hay un botón Subir (PNG/JPEG/WebP/PDF). Al subirlo, la IA:

1. Detecta el tipo de documento.
2. Comprueba legibilidad y vigencia y extrae los campos.
3. Da un veredicto: valido (marca el flag y pasa a "Recibido") o rechazo motivado: tipo_incorrecto, ilegible, caducado, incompleto, incorrecto. El detalle (tipo detectado, motivo, campos extraídos) queda visible bajo el documento.

#13.3 Pedirlo por correo (onboarding autónomo)

Botón "Solicitar pendientes por email": el sistema redacta el correo con la lista exacta de lo que falta y arranca el bucle del §6.2. Si el alumno no tiene email registrado, lo avisa.

#13.4 Qué documentos se piden (por convocatoria)

La lista de documentos requeridos se resuelve por capas: requisitos del grupo → del curso → de la convocatoria → catálogo global. Reglas confirmadas con Planform (alumno ocupado):

Todo esto es configurable desde Configuración → Documentación (§15.3).

#Bloque III — Estudio de cursos SCORM

#14. Estudio (producción de cursos SCORM)

Solo managers. Fabrica cursos e-learning completos (paquetes SCORM 1.2 listos para Moodle) a partir de una idea, un manual, un vídeo o un curso del catálogo. Incluido en el contrato: 2 cursos/mes en cuota; los extras se facturan aparte.

#14.1 Pantalla principal (/estudio)

• Cursos publicados este mes: X/2 — un curso consume cupo en su primer export.
• Cursos en el estudio y estado de los servicios IA (generación y locución).
• Tarjetas de curso con estado: Generando… · Esperando aprobación · Borrador listo · Exportado · Error.

#14.2 Crear un curso (/estudio/nuevo) — asistente en 4 pasos

1 · Material de partida (cuatro entradas):

• Idea: describe el curso (público, nivel, normativa, ejemplos). Cuanto más concreto, mejor.
• Manual PDF: sube el manual del cliente (máx. 40 MB; los PowerPoint, exportados a PDF antes). Las lecciones quedarán trazadas a las páginas del manual (requisito de auditoría). Admite instrucciones adicionales.
• YouTube: URL pública; la IA analiza el vídeo (imagen y audio), redacta un manual y construye el curso sobre él.
• Catálogo: elige una acción formativa del centro como semilla — hereda título, objetivos, contenidos y horas oficiales.

2 · Horas oficiales: FUNDAE exige coherencia entre horas declaradas y volumen de contenido; el validador la comprueba (±25 %).

3 · Estilo visual y voz: estilo de las ilustraciones IA (catálogo cerrado de 5: Ilustración plana corporativa, Isométrico técnico, Fotografía profesional, Esbozo educativo, Línea minimalista) y voz de la locución (Lucía o Sergio, en variante neural o generativa).

4 · Modo de trabajo:

• Autónomo: un buen prompt → curso completo con imágenes y locución, sin paradas (todo es editable después).
• Supervisado: pausa tras el índice para revisar y editar la estructura antes de generar el contenido.
• Navegación del curso: secuencial (cada lección desbloquea la siguiente — recomendado FUNDAE) o libre.

#14.3 Producción (/estudio/[id])

La generación avanza por pasos visibles: esqueleto → aprobación → contenido de cada lección → evaluación final → verificación de preguntas → guiones de locución → locuciones TTS → imágenes IA → guía didáctica → validación del paquete.

• Si algo falla, no se pierde nada: el pipeline reanuda desde el último paso (botón "Reanudar pipeline").
• Techo de coste: si el coste estimado de IA supera ~3× lo previsto, el trabajo se pausa y ofrece "Ampliar techo un 50 % y continuar".
• Aprobación (modo supervisado): se puede editar todo el índice — títulos de módulos y lecciones, minutos y la instrucción de contenido de cada lección (lo que la IA va a redactar) — y eliminar lecciones. Botón "Aprobar estructura y generar contenido".
• Avisos de la generación: cualquier incidencia no bloqueante (un bloque degradado, una imagen fallida, TTS omitido) queda listada; nada se oculta.
• Validación del paquete: peso estimado (límite 50 MB), errores y avisos antes de exportar.

Qué genera la IA por lección: texto estructurado + al menos 2 elementos interactivos (desplegables, pestañas, tarjetas que giran, puntos de interés sobre imagen) + 1 pregunta de control con feedback + un guion de locución de 1-3 minutos (síntesis que guía, no lectura) con su audio y subtítulos sincronizados + ilustraciones IA con texto alternativo. Además, una evaluación final (5-15 preguntas según horas) verificada: cada pregunta debe poder responderse con el contenido del curso (las que no, se regeneran).

#14.4 Editor (/estudio/[id]/editor)

• Índice de lecciones a la izquierda (con punto ámbar en las editadas pendientes de re-sincronizar) y la evaluación final.
• Cada bloque puede: editarse a mano (formularios por tipo: texto, destacado, conceptos, desplegables, pestañas, tarjetas, puntos de interés, imagen, pregunta), regenerarse con una instrucción de IA ("simplifícalo", "añade un ejemplo del sector logística", "conviértelo en acordeón"…), moverse arriba/abajo o eliminarse.
• Imágenes: regenerar cualquier ilustración, con un ajuste opcional ("más luminosa", "sin personas"…).
• Evaluación final: editor completo de preguntas (enunciado, opciones con radio de correcta, feedback por opción, explicación, nota de corte). Mínimo 5, máximo 15.
• Re-sincronizar locución: al editar el texto de una lección, su locución queda desactualizada (marca "dirty"). El botón regenera guion + audio + subtítulos y limpia la marca.
• Protección de calidad: el editor rechaza HTML en los textos (solo negrita, cursiva y listas) y preguntas mal formadas (p. ej. dos respuestas correctas).

#14.5 Vista previa (/estudio/[id]/preview)

Es el mismo reproductor que verá el alumno en Moodle, con los datos en vivo: portada con objetivos e índice, lecciones con locución y subtítulos, interactivos, navegación con bloqueo secuencial y evaluación. El progreso de la preview se guarda solo en tu navegador (banner lo indica).

#14.6 Export, versiones y entregables

• Exportar ZIP SCORM 1.2: valida estrictamente y genera la versión v1, v2… Cada export queda archivado de forma inmutable durante 4 años (evidencias FUNDAE) con su manifiesto de trazabilidad (fuentes, modelos IA, hashes). Un curso exportado no puede borrarse.
• El primer export consume cupo mensual (contador X/2 en la portada del Estudio).
• Guía didáctica (imprimible): objetivos, índice con tiempos, metodología, criterios de evaluación y requisitos técnicos — coherente con lo que el paquete reporta al LMS.
• Guía de instalación en Moodle (imprimible): cómo subir el ZIP, configuración recomendada de la actividad (calificación más alta, intentos, sin forzar finalización) y una checklist de verificación de 5 minutos.

#14.7 Qué reporta el curso al Moodle del cliente

• Estado: incompleto → completado (100 % lecciones vistas y ≥75 % de controles realizados) → aprobado/suspendido según la evaluación final (nota de corte 75 %, mejor de 2 intentos).
• Reanudación exacta: el alumno vuelve donde lo dejó (si el curso se re-publica con cambios, el progreso se reinicia limpiamente sin corromper notas previas).
• Cada respuesta de cada control queda en el informe del LMS (evidencia auditable).
• El tiempo de conexión se mide con pausa automática cuando la pestaña no está visible (no se inflan los tiempos, que FUNDAE revisa).
• El paquete es 100 % autocontenido: funciona sin internet más allá del LMS, sin servicios externos.

#Bloque IV — Administración

#15. Configuración

#15.1 Mi cuenta (todos los usuarios)

• Mi disponibilidad: días y franjas en que aceptas llamadas y citas (el asistente solo te transfiere o agenda dentro de ella). Incluye: mismo horario todos los días o por día, vacaciones/ausencias, días concretos con horario distinto, horario especial por periodo (p. ej. jornada de verano) y duración de cita.
• Mi perfil de contacto: WhatsApp para avisos, número al que pasarte llamadas (si está vacío se usa el WhatsApp), y si permites que te agenden citas.
• Conectar mi agenda: Google Calendar — compartes tu calendario con la cuenta de servicio indicada y guardas tu email; botón "Comprobar conexión".

#15.2 El asistente telefónico (solo manager)

• Comportamiento del asistente — la política de pase de llamadas, en 4 decisiones:
  1. Qué hace cuando piden hablar con alguien: Llamar y pasar (negociado) (recomendado), Pasar directo, Solo agendar devolución, Solo tomar recado.
  2. A quién intenta pasar primero: al miembro asignado al alumno, al primero disponible, o por turnos. (Si piden a alguien por nombre, esa persona tiene prioridad.)
  3. Si no puede atender: ofrecer otra persona, pasar directamente a otra, o no pasar con nadie más.
  4. Si al final nadie puede: acordar devolución, tomar recado o despedirse con cortesía.
  • Más: tono de llamada (segundos de espera), permitir recados y cierres programados (p. ej. el cierre de agosto: el asistente atiende e informa pero no pasa llamadas; con modos "informar y agendar devolución", "informar y tomar recado" o "solo informar").
• Failover y seguridad: número de oficina, tope de llamadas simultáneas y qué hacer al saturar (desviar a oficina o tono de ocupado).
• Avisos del asistente: cuándo recibir resumen de llamada (solo eventos / todas / nunca) y por qué canal; y qué hacer con consultas de alumnos sin miembro asignado (auto-asignar a un miembro de reserva o avisar a un contacto de reserva).
• Agendado automático: activar, duración y horario de citas, y plantillas de recordatorio 24 h y 2 h antes.

#15.3 Documentación / onboarding (solo manager)

• Global: qué documentos del catálogo se piden por defecto.
• Por curso: cargar un curso por su código de acción, asignarle convocatoria y documentos propios.
• Por convocatoria: definir la lista de cada convocatoria (CyL, SEPE…).

#15.4 El equipo (solo manager)

• Añadir miembro con email, nombre y rol — por invitación (el invitado elige contraseña) o acceso directo (contraseña temporal + cambio forzado). Ver §1.3.
• Invitaciones pendientes: copiar enlace o revocar.
• Miembros: disponibilidad en vivo, aviso si les falta teléfono de desvío, switch "Recibe llamadas", baja (lo saca del roster del asistente) y Configurar: WhatsApp, número de desvío, rol (cambiarlo actualiza de verdad sus permisos), departamento (Captación / Tutorías / Administración / Contabilidad), alumnos asignados y su disponibilidad completa.

#15.5 El centro (solo manager)

• Números de WhatsApp: conexión por QR (§5.3).
• Asistente IA: el prompt del sistema completo (editable; incluye de serie todo el conocimiento FUNDAE y del centro), límites de historial y términos excluidos.
• Escalado y avisos: emails del equipo que reciben los avisos.
• Auto-envío de correo: activación y hora del envío diario de solicitudes documentales.
• Envíos salientes (WhatsApp): interruptor de envío real, canal (Simular / WAHA / Cloud API), sesión, tope por tanda y pausa entre envíos (anti-baneo).
• Avisos internos (Discord): webhook del canal + qué eventos se publican (re-verificación, documento rechazado/validado, tanda ejecutada) + botón de aviso de prueba. Todos los avisos quedan además registrados en el sistema.
• Marca del centro: nombre, logo y acento (lo gestiona el administrador de la plataforma).

#16. Procesos automáticos en segundo plano

• Re-verificación documental: cuando un grupo va a empezar (~3 días antes), los documentos sensibles al tiempo (vida laboral, tarjeta de demanda) de sus matrículas activas vuelven a estado "pendiente" y se reabre el bucle de solicitud por correo — porque caducan y hay que reverificarlos antes del alta oficial. Administración recibe un aviso con el resumen y la lista de alumnos sin email.
• Onboarding documental: el bucle del §6.2 corre solo una vez configurado el auto-envío.
• Sincronización con el ERP: los datos de alumnos, cursos, grupos, matrículas, empresas y créditos FUNDAE se refrescan desde el ERP del centro mediante volcados; los cambios hechos en el panel (documentos validados) se conservan entre volcados.

#17. Referencia rápida de estados y badges

Manual generado a partir del código real de la aplicación (v6.7). Para dudas técnicas o cambios de configuración avanzada, contactar con Revirai.